Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

im Rahmen des DocSuite Services

(Stand: Oktober 2022; Version 1.0)

 

zwischen dem Kunden

– Verantwortlicher – nachstehend „Auftraggeber“ genannt –

 

und der

 

Paul Albrechts Verlag GmbH, Hamburger Str. 6, 22952 Lütjensee,

als Auftragsverarbeiter

– nachstehend gemeinsam „Auftragnehmer“ genannt –

 

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Gegenstand

Die Auftragnehmer erbringen für den Auftraggeber die Bereitstellung eines Informationssystems (Software-as-a-Service) zur strukturierten Ablage und Verwaltung von Mitarbeiter-, Lieferanten-, Partner und Kundendaten sowie ergänzenden Informationen und Dokumenten. Die Daten können dem Berufsgeheimnis (§ 203 StGB) unterliegen oder aufgrund ihrer Sensibilität ein besonderes Schutzbedürfnis haben.

Die Auftragnehmer bestätigen, dass ihnen die für die Auftragsverarbeitung einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften der DSGVO bekannt sind. Sie verpflichten sich, auch folgende für diesen Auftrag relevanten Geheimnisschutzregeln zu beachten, die dem Auftraggeber obliegen:

• Sozialgeheimnis
• Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB.

(2) Dauer

Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit des DocSuite Software-as-a-Service-Vertrages (nachstehend „Hauptvertrag“ genannt).

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art der Daten

• Inhaltsdaten (Bilder, Texte, Videos, Inhalte aus Dokumenten, etc.).
• administrative Daten des Auftragsgebers (Termine, Ressourcen etc.).
• administrative Daten des Systems (Nutzer, Berechtigungen etc.).

(2) Kreis der von der Datenverarbeitung Betroffenen:

• Mitarbeiter des Auftragsgebers, Patienten, Lieferanten und Partner.

(3) Kategorien der Daten

• Stammdaten (z. B. Namen, Anschriften, Geburtsdaten).
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Messengerdienste).
• Alle Patientendaten einer betroffenen Person, soweit solche Daten dem Auftraggeber jeweils zur Verfügung gestellt werden.
• Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Behandlungsgegenstände und Behandlungshistorie).
• Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Zahlungshistorie, Verwendung sonstiger Zahlungsdienstleister).
• Nutzungsdaten (z. B. Verlauf auf unseren Web-Diensten, Nutzung bestimmter Inhalte, Zugriffszeiten), (3) Kategorien betroffener Personen

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Die Auftragnehmer haben die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c), 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen. Die einzelnen technisch-organisatorischen Maßnahmen sind in Anlage 1 angeführt.

(2) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es den Auftragnehmern gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Die Auftragnehmer dürfen die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an einen der Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Die Auftragnehmer werden den Auftraggeber bei der Wahrung der datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte unterstützen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Die Auftragnehmer haben zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleisten sie insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

• Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind über die Datenschutzhinweise der Auftragnehmer abrufbar.
• Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b), 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Die Auftragnehmer setzen bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Die Auftragnehmer und jede den Auftragnehmern unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
• Der Auftraggeber und die Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
• Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung bei einem der Auftragnehmer ermittelt.
• Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bei einem der Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der jeweilige Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
• Die Auftragnehmer kontrollieren regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
• Die Auftragnehmer weißen die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages nach, indem sie eine Bestätigung des jeweiligen Datenschutzbeauftragten per E-Mail an den Auftraggeber übermittelt.

6. Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung des Hauptvertrages beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z. B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt.

Die Auftragnehmer sind jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. Die Auftragnehmer sind berechtigt, die in der Anlage 2 genannten Tätigkeiten von den dort genannten Dritten als Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmer) erfüllen zu lassen. Der jeweilige Auftragnehmer schließt mit einem Unterauftragsverarbeiter einen entsprechenden Unter-Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

(2) Vor der Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragnehmer informiert der jeweilige Auftragnehmer den Auftraggeber mit einer Frist von vier (4) Wochen in Textform. Der Auftraggeber kann der Änderung nur aus wichtigem Grund widersprechen. Der Widerspruch hat binnen vierzehn (14) Tagen zu erfolgen und alle wichtigen Gründe ausdrücklich zu benennen. Erfolgt innerhalb der Frist kein Widerspruch, gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben. Liegt ein wichtiger Grund vor, der vom jeweiligen Auftragnehmer nicht durch Anpassung des Auftrages beseitigt werden kann, steht dem jeweiligen Auftragnehmer ein Sonderkündigungsrecht zu. Dieses Sonderkündigungsrecht bezieht sich sowohl auf diesen Vertrag zur Auftragsverarbeitung als auch auf den jeweiligen Hauptvertrag.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht eine Bestätigung des jeweiligen Datenschutzbeauftragten des entsprechenden Auftragnehmers anzufordern, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nachzuweisen. Der Auftraggeber kann in Textform weitere Kontrollen verlangen, wenn begründete Zweifel bestehen, dass der jeweilige Auftragnehmer die datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht einhält.

Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der jeweilige Auftragnehmer eine gesonderte Vergütung beanspruchen.

(2) Der jeweilige Auftragnehmer kann ferner einen Nachweis erbringen durch:

1. die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO;
2. die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO;
3. aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren); und/oder
4. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z. B. nach ISO 27001).

8. Mitteilung bei Verstößen eines Auftragnehmers

(1) Die Auftragnehmer unterstützen den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u. a.:

1. Die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen.
2. Die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden.
3. Die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.
4. Die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung.
5. Die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich zumindest in Textform.

(2) Die Auftragnehmer haben den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn sie der Meinung sind, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Die Auftragnehmer sind berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nur erstellt, wenn dies zur Durchführung des Hauptvertrages erforderlich ist. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung des Hauptvertrages – haben die Auftragnehmer sämtliche in ihren Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten, soweit eine Aufbewahrungspflicht nicht entgegensteht. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

11. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist im Rahmen des Hauptvertrages geregelt. Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung enthält zusätzliche Vergütungsregelungen für bestimmte zusätzliche Leistungen.

12. Haftung

Die Haftung richtet nach Art. 82 DSGVO. Im Übrigen richtet sich die Haftung aus dieser Vereinbarung nach dem Hauptvertrag.

13. Schlussbestimmung

(1) Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für den Hauptvertrag, soweit sich aus diesem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nichts anderes ergibt.

(2) Der Abschluss dieses Vertrages zur Auftragsverarbeitung erfolgt, indem der Auftraggeber den Hauptvertrag abschließt.

 

Anlage 1

A. Technisch-organisatorische Maßnahmen der Auftragnehmer

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
   • Zutrittskontrolle
     Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, Chipkarten, Schlüssel, Pförtner, Alarmanlagen, Videoanlagen;
   • Zugangskontrolle
     Keine unbefugte Systembenutzung, sichere Kennwörter, automatische Sperrmechanismen, Verschlüsselung von Datenträgern;
   • Zugriffskontrolle
     Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen;
   • Trennungskontrolle
     Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, Mandantenfähigkeit;

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
   • Weitergabekontrolle
     Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;
   • Eingabekontrolle
     Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z. B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement;

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
   • Verfügbarkeitskontrolle
     Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, Backup-Strategie,  unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne;
   • Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO);

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)
   • Datenschutz-Management;
   • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO);
   • Auftragskontrolle
     Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z. B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.

B. Technisch-organisatorische Maßnahmen der Sub-Auftragnehmer

Es gelten zusätzlich die technisch-organisatorischen Maßnahmen der Subauftragnehmer in ihrer jeweils aktuell gültigen Fassung. Die Auftragnehmer stellen dem Auftraggeber diese bei Bedarf zur Verfügung.

 

Anlage 2 Eingesetzte Unterauftragnehmer